Obtenir un label ou une certification
Connaître et trouver les programmes adaptés
Mettre en place et valider un audit RSE
Rendre les référentiels opérationnels
Parmi les outils permettant de structurer une démarche de RSE pertinente, la labellisation occupe une place particulière dans la mesure où elle permet de garantir et valoriser, sous certaines conditions et de manière volontaire, un engagement en matière de RSE.
On constate toutefois ces dernières années une prolifération d’initiatives de toutes sortes en matière de RSE – des évaluations, des indices de classement, des notations extra-financières, des trophées, mais aussi des marques professionnelles, des logos…–, pour certaines auto déclarées « label » voire « certification », mais qui n’ont pas toutes la même robustesse.
En effet ces initiatives ne proposent pas le même niveau d’engagement, de garantie, voire de recours si nécessaire. Se crée ainsi un maquis nourrissant scepticisme et incompréhension, et rendant difficile la recherche d’informations sérieuses par les consommateurs notamment.
Connaître
Connaître et trouver les programmes adaptés
Face au constat d’une prolifération de « labels RSE » et autres initiatives, et en même temps de la nécessité de massification de la RSE, en particulier auprès des TPE/PME et ETI, on peut identifier quatre risques majeurs si des exigences concernant la robustesse des référentiels et des procédures de labellisation ne sont pas posées :
- le risque que la labellisation ne produise pas les impacts positifs attendus en matière économique, environnementale, sociale/sociétale et de gouvernance ; au titre des Objectifs de développement durable, des plans nationaux ou locaux de développement durable, et définis par le dialogue avec les parties prenantes pertinentes dans la sphère d’influence ;
- le risque que les donneurs d’ordres privés et publics s’emparent peu ou mal de la thématique, avec pour conséquence une absence d’effets sur les relations donneurs d’ordres-fournisseurs ;
- le risque que soit menacée la crédibilité du label, et de ce fait sa possible valorisation par les entreprises engagées ;
- le risque d’une absence d’investissement et d’incitations de la part des pouvoirs publics, avec pour résultat une faible mobilisation et un manque d’intérêt à agir des entreprises et en particulier des plus petites.
Qu’est ce qu’un label ?
Un label est un élément d’identification qui garantit certains aspects d’un produit ou d’un service, et qui se matérialise généralement par la présence d’un logo. Particulièrement connus dans les domaines de l’alimentation (AB – Agriculture Biologique) et de l’environnement (Ecolabel), il en existe toutefois dans tous les secteurs, parfois pluridisciplinaires comme la RSE. Si les labels ont autant de succès auprès des entreprises, c’est qu’ils procurent différents avantages. Par rapport aux concurrents, ils sont source de différenciation. Vis-à-vis des clients, ils apportent des garanties en matière de qualité ou de provenance par exemple. Ils sont donc un gage de crédibilité et de confiance valorisant les produits, les services mais aussi les entreprises. De plus, l’intérêt en termes de promotion est double dès lors que certains organismes de labellisation communiquent aussi, particulièrement sur internet, sur les détenteurs de leur appellation. En interne aux organisations par ailleurs, ils favorisent l’amélioration des processus et témoignent d’une volonté d’engagement qui peut être ressentie par les collaborateurs, et donc accroître leur sentiment d’appartenance.
Qu’est ce qu’une norme ?
Les normes apportent des réponses à une question simple : « Quelle est la meilleure façon de procéder ? » Il ne s’agit pas seulement de poids et de mesures, mais aussi, par exemple, d’économie circulaire, de management des connaissances, de jouets sûrs ou d’emballages médicaux. Grâce aux normes, nous veillons à ce que nos produits, services et processus soient sûrs, fiables et qualitatifs.
Les entreprises voient leurs coûts baisser grâce à des processus d’entreprise plus efficaces et plus durables, elles augmentent la satisfaction de leurs clients et disposent d’un atout supplémentaire pour l’exportation.
Les utilisateurs appliquent volontairement des normes afin de porter leur organisation à un niveau supérieur et de tirer profit des connaissances et du savoir-faire d’experts. Il arrive même que des normes soient mentionnées dans des contrats ou des législations, ce qui leur confère un caractère contraignant.
Qu’est ce que la certification ?
La certification est une activité par laquelle un organisme reconnu, indépendant des parties en cause, donne une assurance écrite qu’une organisation, un processus, un service, un produit ou, des compétences professionnelles sont conformes à des exigences spécifiées dans un référentiel. La certification est une démarche volontaire.
Toute entreprise, organisation ou administration peut demander à faire certifier son organisation, ses services ou ses produits.
La certification s’adresse avant tout au client final, qu’il soit consommateur ou utilisateur. Elle est la preuve objective que le produit ou le service acheté ou fourni dispose des caractéristiques définies dans une norme ou un référentiel, et qu’il fait régulièrement l’objet de contrôles. Acheter, utiliser ou consommer un service ou un produit certifié est une garantie de qualité au sens large.
La certification est un des tout premiers critères quand il s’agit de choisir parmi plusieurs offres existantes. Sa crédibilité repose sur la compétence d’un organisme certificateur comme AFNOR Certification, mais aussi sur son impartialité. À noter que les organismes certificateurs sont eux-mêmes contrôlés par des organismes d’accréditation indépendants, le COFRAC en France.
La certification est délivrée après une évaluation des systèmes, des services, des produits ou encore des compétences professionnelles, objets de la demande. Cette évaluation consiste à en mesurer les caractéristiques. Si celles-ci correspondent en tous points à celles fixées dans le référentiel, la certification est délivrée.
Mettre
Mettre en place et valider un audit RSE
Les audits sont l’aboutissement de la mise en place des certifications ou labels. Ils attestent de l’avancée des pratiques ou d’un niveau d’engagement d’une entreprise en se basant sur la démarche de manière verticale (stratégie et actions) et horizontale (tous les secteurs d’activité). Etapes de vérifications, validation des pratiques, rédaction de rapports, étude des objectifs, évaluation des progrès et des investissements, tous les points sont scrutés pour apporter le plus de légitimité au processus de certification et à l’organisation auditée. Cette étape nécessite donc une préparation importante en amont et oblige à la structuration.
Qu’est ce qu’un audit à distance ?
L’audit à distance est un procédé utilisé par certains organismes (BCorp) pour labéliser les organisations. Cela consiste à ce que l’entreprise apporte d’elle-même ses preuves d’actions à un organisme certificateur sans que ce dernier ne se rende sur site pour les constater en personne. Cela passe par la mise à disposition de preuves d’action comme des photos, des chartes, des procédures, des factures,… et aussi un suivi et un support à distance, parfois téléphonique ou en ligne. Ce type d’audit a l’avantage d’être moins lourd car les preuves sont forcément matérielles. Il est aussi moins onéreux car il ne prend pas en compte le prix d’un certificateur. Seuls les frais de dossiers inhérents au label en question sont facturés, et sont en général évolutifs en fonction de la taille de l’organisation
Qu'est ce qu'un audit sur site ?
L’audit sur site fait intervenir un expert du label en question qui se rend directement sur site. C’est le cas avec des labels de l’Afnor comme Engagé RSE ou le label Lucie 26000. Ces experts sont formés à toutes les questions que couvrent le label et sont là pour vous aider à vous préparer en amont de l’audit. Leur grille va les amener à vérifier tous vos documents (rapports, tableaux de bords, chartes, affichages…) qui attestent de votre démarche et faire des interviews avec des acteurs clé. L’objectif est que vous soyez certifié et les processus d’accompagnement sont donc complets pour vous donner les outils à la réussite de l’audit. Cela demande néanmoins une forte préparation et un investissement certain. Le coût de l’audit varie en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de jours dont va avoir le certificateur pour vous labéliser. En général ces audits ont lieu tous les ans et coûtent quelques milliers d’euros.
Comment préparer son audit ?
Qu’il soit sur site ou à distance, un audit est souvent fixé longtemps en avance et représente un budget conséquent. Il convient dès lors de l’anticiper au maximum et d’établir un échéancier des tâches à effectuer. Effectuer un pré-audit interne et mettre en place des mesures correctives est souvent un bon moyen de s’assurer du bon déroulement de l’audit final.
La plupart des audits ont des exigences élevées et précises en ce qui concerne la définition, le suivi et le rajustement des objectifs. L’auditeur s’attendra à ce que vous ayez suivi vos progrès par rapport aux objectifs au fil du temps. N’hésitez pas à rajuster les objectifs en fonction de l’activité de l’entreprise.
Rendre
Rendre les référentiels opérationnels
Afin d’être opérationnel, c’est-à-dire en cohérence avec le quotidien d’une PME, le référentiel doit être appropriable par les PME/TPE et ETI et répondre aux enjeux du secteur d’activité. Il doit pouvoir être accessible et pragmatique tout en restant engageant. Une fois le référentiel étudié et validé dans le choix de sa pertinence pour l’organisation, l’enjeu est de créer des liens constants entre ce référentiel et la stratégie de l’entreprise. Cela permettra de diffuser un message clair, où les actions menées répondent à un enjeu supérieur, déterminé par un référentiel global. L’action de l’entreprise n’en sera que plus crédible et sa portée plus forte.
Comment s'approprier un référentiel ?
Les référentiels sont des outils de travail. Dans le cas de la RSE, ceux-ci sont élaborés afin de dessiner les contours des grands principes d’une démarche. Ils ont pour but d’être adaptés à n’importe quel type d’organisation et donc répondent à un besoin d’identification et d’harmonisation des pratiques. Parmi les référentiels RSE les plus connus on peut citer les normes ISO, les ODD (Objectifs du Développement Durable) ou encore le Pacte mondial. Ces référentiels sont globalisants et n’apportent pas de cahier des charges précis. Ils permettent de définir les contours d’un engagement, d’apporter un cadre à une démarche en lui donnant de la lisibilité. Ils constituent donc un élément de base pour la mise en œuvre d’une pratique RSE. Cependant, ils n’en restent pas moins trop généraux pour permettre une appropriation rapide et complète d’une démarche RSE dans l’organisation. Il convient donc de les traduire en priorités pertinentes au secteur ciblé et d’en décliner des actions mesurables pour les rendre opérationnels. Ils servent ensuite de guide tout au long de la démarche et restent des aides à la décision importants.
Comment rendre un référentiel accessible à ses collaborateurs ?
Un référentiel RSE est avant tout un outil d’aide à la décision et permet de structurer sa démarche sur des lignes directrices. Comme toute pratique RSE, il est important de le diffuser le plus largement possible au sein de l’entreprise. Aussi le caractère parfois complexe et abstrait de certains référentiels nécessite une vulgarisation de son contenu pour en imprégner les équipes de travail et l’adapter à leurs enjeux. Pour cela des formations régulières et des objectifs interactifs ludiques qui incluent le référentiel dans les systèmes d’évaluation permettent de les rendre accessibles à tous et de l’imprégner dans la culture d’entreprise.
Comment valoriser son référentiel auprès de ses partenaires ?
Une fois les référentiels assimilés par les entreprises et leurs salariés, il est pertinent de les diffuser auprès de ses parties prenantes plus larges, en cherchant à partager ses pratiques au travers de ces repères reconnus et accessibles à tous. Ainsi, fournisseurs, clients, partenaires peuvent être invités à échanger sur les pratiques RSE de l’entreprise et sur le rôle des référentiels. Certains offrent des outils de communication clé en main, d’autres invitent à développer des axes de communication basés sur l’échange de pratiques. Ils permettent tous une mise en lien avec des adhérents et sont d’excellents moyens d’intégrer des réseaux d’entreprises engagées qui partagent la même vision.